Berichte entstehen automatisch aus Ihren bestehenden Systemen.
Wenn jemand jede Woche Daten aus zwei Systemen exportiert und in eine Tabelle oder Präsentation kopiert, kann diese Arbeit automatisch ablaufen. Wir entwickeln Automatisierungen, die Daten sammeln, abgleichen und den Bericht nach Zeitplan liefern. Ihr Team liest ihn, statt ihn zusammenzustellen.
Wo heute Zeit verloren geht
- Jede Woche exportiert jemand Daten aus dem ERP, dem CRM und einigen Excel-Dateien.
- Die exportierten Daten werden in eine Tabelle kopiert und von Hand bereinigt.
- Zahlen aus verschiedenen Systemen werden manuell abgeglichen, Zeile für Zeile.
- Der fertige Bericht wird als E-Mail-Anhang verschickt und ist am nächsten Tag schon veraltet.
- Ist die zuständige Person abwesend, wird der Bericht nicht verschickt.
Was die Automatisierung übernimmt
- Daten werden nach Zeitplan aus jedem System abgerufen, über dessen API oder, falls es keine hat, über einen Software-Roboter.
- Datensätze aus verschiedenen Quellen werden nach Ihren Regeln zugeordnet und abgeglichen.
- Ungeklärte Abweichungen werden einer zuständigen Person gemeldet, statt in einer Summe unterzugehen.
- Der Bericht aktualisiert sich in Power BI, Excel oder SharePoint und wird an die Personen verteilt, die ihn brauchen.
- Jeder Durchlauf protokolliert, welche Daten wann verwendet wurden.
So funktioniert es
Sammeln
Die Daten werden aus Ihrem ERP, Buchhaltungsprogramm, CRM, aus Excel-Dateien oder SharePoint-Listen abgerufen.
Abgleichen
Datensätze werden über die Quellen hinweg zugeordnet. Ihre Regeln legen fest, was als Abweichung gilt.
Erstellen
Der Bericht oder das Dashboard wird mit den neuen Daten aktualisiert, in dem Format, mit dem Ihr Team bereits arbeitet.
Verteilen
Der Bericht wird nach Zeitplan per E-Mail oder in Teams verschickt. Alles, was eine Person prüfen muss, wird gekennzeichnet.
Beispiel: ein Wochenbericht, der sich selbst verschickt
Ein typischer Ablauf für ein kleines Unternehmen, das seine Verkaufsdaten im ERP und seine Ziele in einer Excel-Datei auf SharePoint führt.
| Region | Umsatz (EUR) | Zielerreichung |
|---|---|---|
| Nord | 18.400,00 | 92 % |
| Süd | 22.150,00 | 105 % |
| Ost | 9.800,00 | 74 % |
| West | 14.300,00 | 98 % |
| Gesamt | 64.650,00 | 94 % |
Die Woche ist abgeschlossen
Am frühen Montagmorgen startet der Ablauf automatisch, ohne dass jemand etwas öffnen muss.
Die Daten werden gesammelt
Die Rechnungen der vergangenen Woche werden aus dem ERP abgerufen, die Zielwerte aus der Excel-Datei gelesen.
Die Zahlen werden abgeglichen
Umsätze werden Kunden und Vertriebsmitarbeitenden zugeordnet. Rechnungen ohne Kundennummer werden ausgesondert.
Der Bericht wird aktualisiert
Der Power-BI-Bericht zeigt die neue Woche im Vergleich zu den Zielwerten und derselben Woche des Vorjahres.
Das Team erhält den Bericht
Führungskräfte erhalten einen Link in Teams. Die zuständige Person bekommt die Liste der ausgesonderten Rechnungen.
Dieses Beispiel veranschaulicht einen typischen Ablauf und beschreibt kein Kundenprojekt. Ihre Quellen, Regeln und den Bericht stimmen wir während der Analyse mit Ihnen ab.
Werkzeuge, die Sie vielleicht schon haben
Wenn Sie Microsoft 365 nutzen, sammelt Power Automate die Daten und gleicht sie ab. Power BI stellt sie dar. Bei älteren Programmen ohne API arbeitet UiPath über deren Benutzeroberfläche. n8n eignet sich für Teams, die den Ablauf selbst hosten möchten. Wir wählen die Werkzeuge nach der Analyse aus, passend zu Ihren bestehenden Systemen.
- Power BI (öffnet sich in einem neuen Tab)
Stellt die Daten als Bericht dar, der sich automatisch aktualisiert und von allen gefiltert werden kann, die ihn brauchen.
- Power Automate (öffnet sich in einem neuen Tab)
Ruft Daten nach Zeitplan aus Microsoft 365 und angebundenen Systemen ab und startet die Aktualisierung.
- Microsoft Teams (öffnet sich in einem neuen Tab)
Hier kommt der Bericht jede Woche an, und die zuständige Person erhält die ausgesonderten Datensätze.
- UiPath (öffnet sich in einem neuen Tab)
Exportiert Daten aus Programmen ohne API, so wie es eine Person tun würde.
- n8n (öffnet sich in einem neuen Tab)
Dieselben Abläufe auf Ihrem eigenen Server, für Teams, die ihre Daten im eigenen Haus halten möchten.
- Make (öffnet sich in einem neuen Tab)
Verbindet Cloud-Anwendungen wie ein CRM oder einen Onlineshop, wenn die Daten außerhalb von Microsoft 365 liegen.
Häufige Fragen
Brauchen wir Power BI?
Nein. Wenn Ihr Team mit Excel arbeitet, kann die Automatisierung stattdessen eine Excel-Datei oder eine SharePoint-Liste befüllen. Power BI lohnt sich, wenn mehrere Personen dieselben Daten auf unterschiedliche Weise filtern müssen.
Unsere Daten liegen in einem System ohne API. Ist das ein Hindernis?
Nein. Ein Software-Roboter kann die Daten über die Benutzeroberfläche des Programms exportieren, so wie es eine Person tun würde. Der übrige Ablauf bleibt gleich.
Was passiert, wenn die Zahlen nicht übereinstimmen?
Das stimmen wir beim Entwurf des Ablaufs mit Ihnen ab. Üblicherweise wird der Bericht trotzdem verschickt. Die nicht abgeglichenen Datensätze gehen mit Begründung an eine zuständige Person.
Wie lange dauert das?
Ein Pilotprojekt dauert 1–3 Wochen, eine einfache Umsetzung 2–6 Wochen. Größere Projekte setzen wir schrittweise um.
Möchten Sie wissen, wo Sie am meisten Zeit verlieren?
Beschreiben Sie uns den Prozess, der Sie am meisten ausbremst. Wir melden uns mit einer Einschätzung, ob sich die Automatisierung lohnt und wie lange sie dauern würde.