Automatski izvještaji iz sustava koje već koristite.
Ako netko svaki tjedan izvozi podatke iz dva sustava i lijepi ih u tablicu ili prezentaciju, taj se posao može odvijati automatski. Izrađujemo automatizacije koje prikupljaju podatke, usklađuju ih i dostavljaju izvještaj prema rasporedu, pa ga vaš tim čita umjesto da ga sastavlja.
Gdje danas odlazi vrijeme
- Netko svaki tjedan izvozi podatke iz ERP-a, CRM-a i nekoliko Excel datoteka.
- Izvezeni podaci kopiraju se u jednu tablicu i ručno uređuju.
- Brojke iz različitih sustava ručno se usklađuju, redak po redak.
- Gotov izvještaj šalje se kao privitak e-pošte, a već sutradan nije ažuran.
- Kad osoba koja izrađuje izvještaj nije na poslu, izvještaj se ne šalje.
Što preuzima automatizacija
- Podaci se preuzimaju iz svakog sustava prema rasporedu, putem API-ja ili, ako ga sustav nema, softverskim robotom.
- Zapisi iz različitih izvora povezuju se i usklađuju prema pravilima koja vi zadajete.
- Neriješene razlike prijavljuju se odgovornoj osobi, umjesto da ostanu skrivene u ukupnom iznosu.
- Izvještaj se automatski osvježava u Power BI-ju, Excelu ili na SharePointu i dostavlja onima kojima je potreban.
- Nakon svakog izvršavanja ostaje zapis o tome koji su podaci korišteni i kada.
Kako funkcionira
Prikupljanje
Podaci se preuzimaju iz vašeg ERP-a, računovodstvenog programa, CRM-a, Excel datoteka ili SharePoint popisa.
Usklađivanje
Zapisi se povezuju između izvora, a vaša pravila određuju što se smatra razlikom.
Izrada
Izvještaj ili nadzorna ploča osvježava se novim podacima, u obliku koji vaš tim već koristi.
Dostava
Izvještaj se šalje prema rasporedu e-poštom ili u Teamsu, uz označene stavke koje zahtijevaju ljudsku provjeru.
Primjer: tjedni izvještaj o prodaji koji se sam šalje
Uobičajen tijek rada u malom poduzeću koje prodaju vodi u ERP-u, a planirane iznose u Excel datoteci na SharePointu.
| Regija | Prodaja (EUR) | Ostvarenje plana |
|---|---|---|
| Sjever | 18.400,00 | 92 % |
| Jug | 22.150,00 | 105 % |
| Istok | 9.800,00 | 74 % |
| Zapad | 14.300,00 | 98 % |
| Ukupno | 64.650,00 | 94 % |
Tjedan završava
U ponedjeljak rano ujutro tijek rada pokreće se sam, bez potrebe da itko išta otvara.
Podaci se prikupljaju
Iz ERP-a preuzimaju se računi prethodnog tjedna, a iz Excel datoteke čitaju se planirani iznosi.
Brojke se usklađuju
Prodaja se povezuje s kupcima i prodajnim predstavnicima, a računi bez šifre kupca izdvajaju se.
Izvještaj se osvježava
Izvještaj u Power BI-ju osvježava se podacima za novi tjedan, uz usporedbu s planom i istim tjednom prethodne godine.
Izvještaj stiže timu
Voditelji dobivaju poveznicu u Teamsu, a odgovorna osoba popis izdvojenih računa.
Ovo je ilustracija uobičajenog tijeka rada, a ne opis projekta za klijenta. Vaše izvore, pravila i izvještaj dogovaramo s vama tijekom analize.
Alati koje možda već imate
Ako koristite Microsoft 365, Power Automate prikuplja i usklađuje podatke, a Power BI ih prikazuje. Ako stariji program nema API, UiPath radi kroz njegovo korisničko sučelje, a n8n odgovara timovima koji ga žele pokretati na vlastitom poslužitelju. Alate biramo nakon analize, prema sustavima koje već koristite.
- Power BI (otvara se u novoj kartici)
Prikazuje podatke u izvještaju koji se automatski osvježava i koji svi kojima je potreban mogu filtrirati.
- Power Automate (otvara se u novoj kartici)
Preuzima podatke iz Microsofta 365 i povezanih sustava prema rasporedu te pokreće osvježavanje.
- Microsoft Teams (otvara se u novoj kartici)
Mjesto na koje svaki tjedan stiže izvještaj i na kojem odgovorna osoba dobiva izdvojene zapise.
- UiPath (otvara se u novoj kartici)
Izvozi podatke iz programa bez API-ja, na isti način kao što bi to napravila osoba.
- n8n (otvara se u novoj kartici)
Isti tijekovi rada na vašem poslužitelju, za timove koji žele zadržati podatke unutar tvrtke.
- Make (otvara se u novoj kartici)
Povezuje aplikacije u oblaku, poput CRM-a ili web-trgovine, kad su podaci izvan Microsofta 365.
Najčešća pitanja
Treba li nam Power BI?
Ne. Ako vaš tim radi u Excelu, automatizacija umjesto toga može popunjavati Excel datoteku ili SharePoint popis. Power BI ima smisla kad više ljudi treba filtrirati iste podatke na različite načine.
Naši su podaci u sustavu bez API-ja. Je li to prepreka?
Ne. Softverski robot može izvesti podatke kroz korisničko sučelje programa, na isti način kao osoba, a ostatak tijeka rada ostaje isti.
Što se događa kad se brojke ne slažu?
To dogovaramo s vama tijekom dizajna tijeka rada. Izvještaj se obično ipak šalje, a neusklađeni zapisi upućuju se osobi na pregled, uz razlog zbog kojeg su izdvojeni.
Koliko traje izrada?
Brzi pilot traje 1–3 tjedna, jednostavna implementacija 2–6 tjedana, a veći projekti se razvijaju iterativno.
Želite vidjeti gdje gubite najviše vremena?
Opišite nam jedan proces koji vas najviše usporava. Javit ćemo vam se s procjenom isplati li se automatizirati i koliko bi to trajalo.