Rechnungen verarbeiten, ohne abzutippen.
Rechnungen kommen als eRačun, als PDF oder als Scan an. Wir entwickeln eine Automatisierung, die sie liest, nach Ihren Regeln prüft und in Ihr bestehendes System einträgt. Ihr Team kümmert sich nur um die Ausnahmefälle.
Wo heute Zeit verloren geht
- Jemand öffnet jede E-Mail und speichert den Anhang im richtigen Ordner.
- Lieferant, Beträge, Mehrwertsteuer und Fälligkeit werden erneut von Hand eingegeben.
- Jede Rechnung wird manuell mit der Bestellung oder dem Vertrag verglichen.
- Freigaben werden per E-Mail angemahnt, während Rechnungen im Posteingang liegen bleiben.
- Tippfehler fallen erst beim Abgleich oder am Monatsende auf.
Was die Automatisierung übernimmt
- Rechnungen werden bei Eingang aus dem Postfach oder einem gemeinsamen Ordner abgeholt.
- Die KI liest Lieferant, Steuernummer, Beträge, Positionen und Datumsangaben.
- Ihre Regeln prüfen die Daten, etwa auf einen bekannten Lieferanten, eine passende Bestellung und korrekte Summen.
- Rechnungen, die alle Prüfungen bestehen, werden in Ihr System eingetragen. Die übrigen gehen mit Begründung an eine zuständige Person.
- Zu jeder Rechnung bleibt nachvollziehbar, welche Daten gelesen und geprüft wurden und wer sie freigegeben hat.
So funktioniert es
Abholen
Die Rechnungen werden aus dem Dienst für den Empfang elektronischer Rechnungen, einem Postfach oder einem Ordner in SharePoint oder OneDrive abgeholt.
Lesen
Bei eRačun, der strukturierten elektronischen Rechnung in Kroatien, werden die Daten direkt übernommen. Aus PDFs und Scans liest die KI die benötigten Felder aus.
Prüfen
Ihre Regeln entscheiden, ob eine Rechnung weiterverarbeitet werden kann. Alle anderen gehen an eine zuständige Person.
Eintragen
Die Daten werden über die API in Ihr Buchhaltungs- oder ERP-System eingetragen. Hat es keine API, übernimmt das ein Software-Roboter.
Beispiel: vom Posteingang in die Buchhaltung
Ein typischer Ablauf für ein kleines Unternehmen, das Rechnungen per E-Mail erhält und ein Buchhaltungsprogramm ohne API nutzt.
- Lieferant
- Muster GmbHBekannter Lieferant
- OIB (Steuernummer)
- 12345678901Im Register bestätigt
- Bestellnr.
- PO-0417Bestellung gefunden
- Ausgestellt
- 3. Nov. 2026
- Fällig
- 3. Dez. 2026
- Druckertoner, 4 Stück160,00
- Kopierpapier A4, 20 Packungen100,00
- Netto
- 260,00
- MwSt. 25 %
- 65,00
- Gesamt (EUR)
- Summen stimmen325,00
Die Rechnung trifft ein
Ein Lieferant schickt ein PDF an das Rechnungspostfach. Der Ablauf speichert es im Archivordner und startet die Verarbeitung.
Die Felder werden ausgelesen
Die KI erfasst Lieferant, Steuernummer, Rechnungsnummer, Datumsangaben, Nettobetrag, Mehrwertsteuer und Gesamtbetrag.
Die Prüfungen laufen
Geprüft wird, ob der Lieferant im Verzeichnis steht, die Bestellnummer existiert, die Summen stimmen und die Rechnung kein Duplikat ist.
Die zuständige Person gibt frei
Die für die Kosten verantwortliche Person erhält eine Freigabeanfrage in Teams oder per E-Mail, mit der Rechnung im Anhang.
Die Rechnung wird eingetragen
Ein Software-Roboter trägt die freigegebene Rechnung in das Buchhaltungsprogramm ein. Das Protokoll wird neben dem PDF gespeichert.
Dieses Beispiel veranschaulicht einen typischen Ablauf und beschreibt kein Kundenprojekt. Ihre Schritte, Prüfungen und Freigaben stimmen wir während der Analyse mit Ihnen ab.
Werkzeuge, die Sie vielleicht schon haben
Wenn Sie Microsoft 365 nutzen, ist Power Automate meist die naheliegende Wahl. Bei älteren Programmen ohne API arbeitet UiPath über deren Benutzeroberfläche. n8n eignet sich für Teams, die den Ablauf selbst hosten möchten. Wir wählen die Werkzeuge nach der Analyse aus, passend zu Ihren bestehenden Systemen.
- Power Automate (öffnet sich in einem neuen Tab)
Holt Rechnungen aus dem Postfach oder aus SharePoint ab, führt die Prüfungen durch und steuert die weitere Verarbeitung.
- Azure AI Document Intelligence (öffnet sich in einem neuen Tab)
Liest Lieferant, Beträge und Positionen aus PDFs und Scans mit einem speziell für Rechnungen entwickelten Modell.
- Microsoft Teams (öffnet sich in einem neuen Tab)
Hier gibt die für die Kosten verantwortliche Person die Rechnung frei oder lehnt sie ab, direkt im Chat.
- UiPath (öffnet sich in einem neuen Tab)
Trägt freigegebene Rechnungen über die Benutzeroberfläche in Buchhaltungsprogramme ohne API ein.
- n8n (öffnet sich in einem neuen Tab)
Derselbe Ablauf auf Ihrem eigenen Server, für Teams, die ihn im eigenen Haus betreiben möchten.
- OpenAI (öffnet sich in einem neuen Tab)
Verarbeitet ungewöhnliche Rechnungen, die ein spezialisiertes Modell falsch liest, etwa mit handschriftlichen Notizen oder untypischem Layout.
Häufige Fragen
Müssen wir unsere Buchhaltungssoftware wechseln?
Nein. Die Automatisierung arbeitet mit Ihrem bestehenden System, über dessen API oder, falls es keine hat, über einen Software-Roboter.
Was passiert mit einer Rechnung, die nicht zuverlässig gelesen werden kann?
Das stimmen wir beim Entwurf des Ablaufs mit Ihnen ab. Üblicherweise geht sie zur Prüfung an eine zuständige Person, zusammen mit dem Grund für den Stopp.
Was ändert Fiskalizacija 2.0 bei Eingangsrechnungen?
Fiskalizacija 2.0 ist Kroatiens Verfahren zur digitalen Meldung von Rechnungsdaten an die Steuerverwaltung. Seit dem 1. Januar 2026 werden Rechnungen zwischen kroatischen umsatzsteuerpflichtigen Unternehmen als eRačun ausgetauscht, statt als PDF oder E-Mail-Anhang. Unternehmen außerhalb des Umsatzsteuersystems müssen eRačun im Jahr 2026 empfangen und ab dem 1. Januar 2027 auch ausstellen. Maßgeblich für die Einzelheiten ist der Leitfaden der kroatischen Steuerverwaltung Porezna uprava.
Brauchen wir das auch, wenn Rechnungen als eRačun ankommen?
Bei eRačun entfällt die Texterkennung, die übrigen Schritte bleiben. Die Rechnung muss weiterhin mit der Bestellung abgeglichen, freigegeben und in die Buchhaltung eingetragen werden. Rechnungen ausländischer Lieferanten fallen nicht unter diese Pflicht und können weiterhin als PDF oder auf Papier eintreffen. Ein Ablauf verarbeitet beide Varianten.
Wie lange dauert das?
Ein Pilotprojekt dauert 1–3 Wochen, eine einfache Umsetzung 2–6 Wochen. Größere Projekte setzen wir schrittweise um.
Hintergrund zu den Phasen der E-Rechnung und was vor 2027 zu prüfen ist: Fiskalizacija 2.0: E-Rechnungen und Vorbereitung auf 2027
Möchten Sie wissen, wo Sie am meisten Zeit verlieren?
Beschreiben Sie uns den Prozess, der Sie am meisten ausbremst. Wir melden uns mit einer Einschätzung, ob sich die Automatisierung lohnt und wie lange sie dauern würde.