Ulazni računi bez ručnog prepisivanja.
Računi stižu kao eRačuni, PDF-ovi i skenirani dokumenti. Izrađujemo automatizaciju koja ih čita, provjerava prema vašim pravilima i unosi u sustav koji već koristite. Vaš tim obrađuje samo iznimke.
Gdje danas odlazi vrijeme
- Netko otvara svaku poruku e-pošte i sprema privitak u odgovarajuću mapu.
- Dobavljač, iznosi, PDV i datum dospijeća ponovno se unose ručno.
- Svaki se račun ručno uspoređuje s narudžbom ili ugovorom.
- Za odobrenja se šalju podsjetnici e-poštom, a računi čekaju u nečijoj ulaznoj pošti.
- Pogreške u unosu otkriju se tek pri usklađivanju ili na kraju mjeseca.
Što preuzima automatizacija
- Računi se prikupljaju iz poštanskog sandučića ili zajedničke mape čim stignu.
- AI čita dobavljača, porezni broj, iznose, stavke i datume.
- Vaša pravila provjeravaju podatke, primjerice je li dobavljač poznat, odgovara li račun narudžbi i jesu li ukupni iznosi točni.
- Računi koji prođu provjere unose se u vaš sustav, a ostali idu osobi na pregled, uz naveden razlog.
- Uz svaki račun ostaje zapis o pročitanim podacima, provjerama i osobi koja ga je odobrila.
Kako funkcionira
Prikupljanje
Računi se preuzimaju iz servisa za razmjenu eRačuna, poštanskog sandučića ili mape na SharePointu ili OneDriveu.
Čitanje
eRačun se čita izravno iz strukturiranih podataka. Iz PDF-ova i skeniranih dokumenata AI izdvaja potrebna polja.
Provjera
Pravila koja vi zadajete određuju može li račun proći dalje, a sve ostale upućuju osobi na pregled.
Unos
Podaci se unose u vaš računovodstveni ili ERP sustav putem API-ja ili, ako ga sustav nema, softverskim robotom.
Primjer: od ulazne pošte do knjiženja računa
Uobičajen tijek rada u malom poduzeću koje prima račune e-poštom i vodi knjige u računovodstvenom programu bez API-ja.
- Dobavljač
- Primjer d.o.o.Poznat dobavljač
- OIB
- 12345678901Odgovara registru
- Br. narudžbe
- PO-0417Narudžba pronađena
- Izdano
- 3. 11. 2026.
- Dospijeće
- 3. 12. 2026.
- Toner za pisač, 4 kom.160,00
- Papir za kopiranje A4, 20 paketa100,00
- Osnovica
- 260,00
- PDV 25 %
- 65,00
- Ukupno (EUR)
- Iznosi se slažu325,00
Račun stiže
Dobavljač šalje PDF na adresu za račune. Tijek rada sprema ga u arhivsku mapu i pokreće obradu.
Podaci se čitaju
AI izdvaja dobavljača, porezni broj, broj računa, datume, osnovicu, PDV i ukupni iznos.
Provjere se izvršavaju
Provjerava se je li dobavljač u registru, postoji li broj narudžbe, slažu li se iznosi i je li račun duplikat.
Odgovorna osoba odobrava
Osoba odgovorna za taj trošak dobiva zahtjev za odobrenje u Teamsu ili e-poštom, s računom u privitku.
Račun se unosi
Softverski robot unosi odobreni račun u računovodstveni program, a zapis se sprema uz PDF.
Ovo je ilustracija uobičajenog tijeka rada, a ne opis projekta za klijenta. Vaše korake, provjere i odobrenja dogovaramo s vama tijekom analize.
Alati koje možda već imate
Ako koristite Microsoft 365, Power Automate obično je prirodan izbor. Ako stariji program nema API, UiPath radi kroz njegovo korisničko sučelje, a n8n odgovara timovima koji ga žele pokretati na vlastitom poslužitelju. Alate biramo nakon analize, prema sustavima koje već koristite.
- Power Automate (otvara se u novoj kartici)
Prikuplja račune iz poštanskog sandučića ili sa SharePointa, izvršava provjere i vodi svaki račun kroz obradu.
- Azure AI Document Intelligence (otvara se u novoj kartici)
Čita dobavljača, iznose i stavke iz PDF-ova i skeniranih dokumenata, modelom namijenjenim računima.
- Microsoft Teams (otvara se u novoj kartici)
Mjesto na kojem osoba odgovorna za trošak odobrava ili odbija račun, bez izlaska iz razgovora.
- UiPath (otvara se u novoj kartici)
Unosi odobrene račune u računovodstvene programe bez API-ja, kroz njihovo korisničko sučelje.
- n8n (otvara se u novoj kartici)
Isti tijek rada na vašem poslužitelju, za timove koji ga žele zadržati unutar tvrtke.
- OpenAI (otvara se u novoj kartici)
Obrađuje neuobičajene račune koje namjenski model pogrešno pročita, primjerice one s rukom pisanim bilješkama ili neobičnim rasporedom.
Najčešća pitanja
Moramo li mijenjati računovodstveni program?
Ne. Automatizacija radi sa sustavom koji već koristite, putem API-ja ako ga sustav ima ili softverskim robotom ako ga nema.
Što se događa s računom koji automatizacija ne može pouzdano pročitati?
To dogovaramo s vama tijekom dizajna tijeka rada. Obično se račun upućuje osobi na pregled, uz razlog zbog kojeg je zaustavljen.
Što Fiskalizacija 2.0 mijenja kod ulaznih računa?
Od 1. siječnja 2026. računi između hrvatskih obveznika PDV-a razmjenjuju se kao eRačun, strukturirani elektronički račun, umjesto PDF-a ili privitka e-pošte. Porezni obveznici koji nisu u sustavu PDV-a tijekom 2026. moraju zaprimati eRačune, a od 1. siječnja 2027. i izdavati ih. Za pojedinosti je mjerodavan vodič Porezne uprave.
Treba li nam ovo i ako računi stižu kao eRačuni?
Kod eRačuna nije potrebno prepoznavati tekst, ali ostali koraci ostaju. Račun i dalje treba usporediti s narudžbom, odobriti i unijeti u poslovne knjige. Računi dobavljača iz inozemstva nisu obuhvaćeni tom obvezom i mogu i dalje stizati kao PDF-ovi ili na papiru, pa jedan tijek rada obrađuje oboje.
Koliko traje izrada?
Brzi pilot traje 1–3 tjedna, jednostavna implementacija 2–6 tjedana, a veći projekti se razvijaju iterativno.
Pozadina o fazama eRačuna i što provjeriti prije 2027. godine: Fiskalizacija 2.0: eRačuni i priprema za 2027.
Želite vidjeti gdje gubite najviše vremena?
Opišite nam jedan proces koji vas najviše usporava. Javit ćemo vam se s procjenom isplati li se automatizirati i koliko bi to trajalo.