KI-Agenten in Copilot Studio: wo sie helfen und wo nicht

Fast jedes Gespräch über Automatisierung landet heute früher oder später bei KI-Agenten. Microsofts Antwort darauf ist Copilot Studio, ein Werkzeug der Power Platform, mit dem sich Agenten aus Wissensquellen, Anweisungen und Aktionen erstellen lassen – meist ohne eine Zeile Code.

Die Idee ist verlockend, aber ein Agent ersetzt nicht jeden Prozess. Er eignet sich gut für unstrukturierte Eingaben und wiederkehrende Fragen. Weniger geeignet ist er für Aufgaben, bei denen dieselbe Eingabe immer zum selben Ergebnis führen muss.

Was ein Agent eigentlich ist

Ein klassischer Power-Automate-Ablauf folgt einem vorab festgelegten Weg: Wenn dies passiert, tue das. Ein Agent bekommt ein Ziel, Anweisungen und eine Liste von Werkzeugen und entscheidet selbst, welchen Schritt er auf Grundlage der Eingabe des Nutzers als Nächstes ausführt.

In Copilot Studio besteht ein Agent aus drei Teilen:

• Wissen: SharePoint-Seiten und -Dokumente, öffentliche Websites, hochgeladene Dateien oder Dataverse-Tabellen
• Anweisungen: eine Beschreibung von Rolle, Tonfall und Grenzen, in normaler Sprache formuliert
• Aktionen: Konnektoren und Power-Automate-Abläufe, über die der Agent tatsächlich etwas erledigt, statt nur zu antworten

Veröffentlicht wird der fertige Agent in Teams, auf einer Website oder in Microsoft 365 Copilot.

Wo sich Agenten lohnen

Fragen, deren Antwort längst irgendwo steht. Die Reisekostenrichtlinie, die VPN-Anleitung, das Vorgehen bei einer Krankmeldung. Mitarbeitende fragen eine Kollegin oder einen Kollegen, weil sie nicht wissen, wo das Dokument liegt. Ein Agent auf Basis dieser SharePoint-Bibliothek antwortet in Teams und nennt seine Quelle, sodass sich die Antwort überprüfen lässt.

Anfragen beim Erstkontakt erfassen und zuordnen. Anfragen über die Website oder interne IT-Anfragen enthalten oft nicht alle notwendigen Angaben. Ein Agent kann nachfragen, fehlende Angaben erfassen und die Anfrage der richtigen Warteschlange zuordnen. Die Entscheidung trifft weiterhin ein Mensch, aber auf Basis einer vollständigen Anfrage.

Einfache Aktionen im Namen des Nutzers. Den Status einer Bestellung prüfen, einen Besprechungsraum buchen, einen Urlaubsantrag stellen. Hinter jeder dieser Aktionen steht ein gewöhnlicher Power-Automate-Ablauf, und der Agent ist lediglich eine natürlichere Art, ihn zu starten.

Wo Vorsicht geboten ist

Ein Agent ist nur so zuverlässig wie seine Wissensquellen. Liegen in SharePoint drei Fassungen derselben Richtlinie, zitiert der Agent manchmal die falsche. Die Quellen sollten vor der Erstellung des Agenten bereinigt werden, nicht danach.

Berechtigungen werden sichtbar. Ein Agent, der SharePoint als Wissensquelle nutzt, respektiert die Berechtigungen des Nutzers. Das heißt aber auch, dass er alles findet, was dort für mehr Personen freigegeben ist als vorgesehen. Eine Gehaltsliste im falschen Ordner war bisher nur deshalb verborgen, weil niemand danach gesucht hat. Mit einem Agenten ist sie es nicht mehr.

Manche Schritte müssen festen Regeln folgen. Berechnungen, Buchungen, Änderungen an ERP-Daten: Hier soll dieselbe Eingabe immer dasselbe Ergebnis liefern. Solche Schritte gehören in einen klassischen Ablauf, während der Agent den Dialog mit dem Nutzer übernimmt.

Die Kosten wachsen mit der Nutzung. Copilot Studio wird je nach Lizenz verbrauchsabhängig abgerechnet. Ein Agent, den das ganze Unternehmen nutzt, ist also etwas anderes als ein Ablauf, der zehnmal am Tag läuft. Die Kosten sollten vor der Veröffentlichung geschätzt werden, nicht nach der ersten Rechnung.

So starten Sie

Wählen Sie einen Bereich mit vielen wiederkehrenden Fragen und bereits vorhandener Dokumentation, etwa HR- oder IT-Support. Erstellen Sie einen Agenten nur für diesen Bereich, lassen Sie ihn von einer kleinen Nutzergruppe testen und halten Sie fest, welche Fragen er nicht beantworten kann. Diese Fragen zeigen Ihnen, welches Dokument fehlt, und das ist selbst dann wertvoll, wenn Sie den Agenten am Ende wieder verwerfen.

Auf unserer Seite zu Copilot-Studio-Agenten zeigen wir am Beispiel eines IT-Helpdesk-Agenten, wie wir einen solchen Agenten aufbauen.

Wenn Sie über einen Agenten nachdenken und unsicher sind, ob sich Ihr Prozess dafür eignet, melden Sie sich. Wir sagen Ihnen offen, wenn ein klassischer Ablauf die bessere Wahl wäre.